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Soy dietista-nutricionista y tengo que hacer una factura, ¿qué debo tener en cuenta?

3 febrero, 2021

¡Ya eres autónoma y emprendedora! Has dado el primer paso para ser tu propia jefa, para organizarte la agenda de pacientes y planificar y organizar cursos y formaciones a diferentes colectivos.

Empiezas a tener tus primeros clientes y pacientes y tienes que hacer tus primeras facturas. ¡Oh drama, no sé como se hacen!

¿Qué datos tengo que incluir en una factura básica? ¿Hay algún dato obligatorio? ¿Y voluntario? Y si me contrata una administración pública, ¿cómo hago la facturación electrónica? ¿Cómo me gestiono mis facturas?

Toma nota de todas las respuestas a las preguntas que nadie te respondió cuando estudiaste nutrición.

Según la RAE, la factura es una cuenta en la que se detalla el precio de los artículos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.

Como dietistas-nutricionistas o TSD autónomos estamos obligados a expedir y entregar, en el caso de que corresponda, una factura a nuestros clientes y/o pacientes con el fin de recibir una cantidad de los servicios que hemos prestado. 

¿Cómo hacer una factura de autónomo? 

En el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación se detallan todos los aspectos a tener en cuenta para hacer una factura. Una de las principales novedades es que se establece un sistema de facturación basado en dos tipos de facturas: la factura completa u ordinaria y la factura simplificada, que viene a sustituir a los denominados tiques. Esta última factura, la podréis emitir vosotras y también se refiere a las facturas que recibiréis para deduciros los gastos que tengáis como empresa o autónomo.

¿Qué elementos obligatorios y voluntarios se tienen que incluir la factura completa y simplificada?

Antes de especificar qué información incluye cada una, os comento que para aquellos servicios que prestéis donde el importe no exceda de 400€, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, se podrá expedir una factura simplificada. De todas formas, en el RD tenéis más información. 

Según los artículos 6 y 7 del capítulo II, las facturas completas y ordinarias deben tener los siguientes datos y requisitos:

FACTURA COMPLETAFACTURA SIMPLIFICADA
(qué debe incluir)(qué debe incluir)
NÚMERO y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativaNÚMERO y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa
La FECHA DE EXPEDICIÓNLA FECHA DE EXPEDICIÓN
NOMBRE Y APELLIDOS, RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL COMPLETA, tanto del que “emite la factura” (tú como Dietista-Nutricionista o TSD) como del “destinatario de la factura” (tu cliente o paciente)NOMBRE Y APELLIDOS, RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL COMPLETA, del que “emite la factura” (tú como Dietista-Nutricionista o TSD) 
NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL (NIF)NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL (NIF) – En el caso de que se trate de una empresa o un autónomo que quiera deducirse el IVA correspondiente
DOMICILIO, tanto del que “emite la factura” como el destinatarioNo es necesario incluir los datos de vuestro cliente/paciente.
DESCRIPCIÓN COMPLETA DE LOS SERVICIOS, indicándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichos servicios, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en el precio unitarioDESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS- solo se debe identificar el tipo de servicio prestado
EL TIPO IMPOSITIVO: IVAEn el supuesto de que la operación se documenta en la factura esté exenta del Impuesto, deberá de notificarse En el caso de que haya operaciones exentas de IVA y otras en las que no, se deberá de especificar por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operacionesTIPO IMPOSITIVO APLICADO- “IVA INCLUIDO”- Cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
LA CUOTA TRIBUTARIA que, en su caso, se repercuta: I.R.P.F


Importe total
Importe total

Habrá otros datos que podremos incluir en la factura que no son obligatorios, pero sí interesantes para nuestro cliente/paciente:

  • Observaciones: caducidad de la factura, pago a plazos
  • Forma de pago: transferencia bancaria, en efectivo, por cheque, domiciliación, etc.
  • R.G.P.D: la asesoría que os lleve la Protección de Datos os dirá cuál es el texto que tendréis que incluir

En dicho documento también se detalla en los artículos 2 y 3 las operaciones que están exentas o no de expedir factura, ¡échales un vistazo!

¿Cómo podemos expedir la factura?

Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico. En el caso de que se haga en papel, os aconsejamos que tengáis un modelo de factura en Word o Excel, siendo un diseño que siga vuestra identidad visual, teniendo en cuenta los colores corporativos, la tipografía, el logotipo y los grafismos, si los hubiere.

En el vídeo que hemos colgado te enseñamos cómo hacer una factura a mano si estás empezando.

Si se trata de las facturas electrónicas, necesitarás saber un poco más. Se entiende por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en el RD anteriormente mencionado y se expide y recibe en formato electrónico.

Es una factura que tiene los mismos efectos legales que la factura en papel y tendrás que elaborarla si trabajas o colaboras con las Administraciones Públicas. Para ello tendrás que descargarte algunos programas y darte de alta como proveedor en FACE. Los programas y aplicaciones que necesitas son:

  • Factura-e: plataforma para generar facturas electrónicas. Es una aplicación que tendrás que instalar en el ordenador
  • Autofirma: es la forma de identificación para poder remitir o consultar las facturas electrónicas a las Administraciones Públicas. Te va a permitir la ejecución de operaciones de firma. Es una aplicación que tendrás que instalar en el ordenador
  • Certificado digital: es el documento digital que contiene los datos identificativos y te permite identificarte en internet e intercambiar información con otras personas y entidades. Sin la firma digital no podrás finalizar el trámite de la firma de la factura electrónica. Te dejo aquí el enlace: . No olvides guardarte todas las contraseñas para poder enviar la factura electrónica.
  • FACE. Es el punto General de Entradas de Factura de la Administración General del Estado. Te va a permitir remitir y/o consultar las facturas que hayas expedido. Pero antes, tendrás que darte de alta como proveedor. Aquí te dejo el documento para que lo puedas hacer.

¡No olvides solicitar a la Administración correspondiente los datos de órgano gestor, unidad tramitadora y oficina contable!

Y si un cliente me pide una factura proforma para un proyecto que se va a realizar, ¿qué hago?

La factura proforma no es una factura comercial, sino una “factura borrador/informativa”. Se trata de un documento que especifica los detalles de una futura factura definitiva con un diseño muy parecido a la factura definitiva. 

Esta factura la utilizarás cuando la relación con el cliente está en un estado avanzado y te comprometes a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado. Y deberás tener en cuenta de numerarlas diferentes a las facturas que sí tendrás que declarar, así que te recomiendo que lleves un registro en Excel

¿Cómo podemos gestionar las facturas?

Anota nuestros consejos:

  1. Lleva un registro de todas tus facturas en Excel
  2. Utiliza una numeración sencilla y correlativa. Si la factura número 5 tiene fecha del 5 de abril, la factura número 6 no puede ir fechada a 5 de marzo). Nosotras tenemos numeración A y B, A para las formaciones y B para los pacientes
  3. Nombra de forma correcta las facturas en tu ordenador para que las puedas localizar rápidamente
  4. Diséñate un modelo de factura estándar para entregársela a tus clientes y/o pacientes

¿Existen aplicaciones o herramientas online con plantillas de facturas profesionales o programas para hacer facturas gratis o pagando muy poco?

Si os somos sinceras, nosotras somos de Word y Excel, pero aquí os dejamos algunos programas para que les echéis un vistazo y ya nos contáis qué tal la experiencia:

  • Holded
  • Nomo
  • Contasimple 
  • Factusol 
  • Debitoor
  • Factura directa
  • Anfix
  • Quaderno

Todo esto y mucha más información sobre la facturación, el alta en autónomos y la fiscalidad general, en nuestro Curso de Emprendimiento en Nutrición.

Ver Curso Emprendimiento

Tema: Emprendimiento

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